8 tips voor leidinggeven op afstand

1. Zorg voor voldoende contact en verbondenheid

Door op afstand te werken, krijgen medewerkers soms het gevoel dat het contact wegvalt en ze zich minder verbonden voelen met collega's en het werk. Deze tips kunnen dit verhelpen.

• Denk goed na over hoe je werknemers met elkaar online contact houden.
• Organiseer online vergaderingen waarin voldoende ruimte is om met elkaar te praten en te overleggen.
• Hou de agenda beperkt.
• Vermijd inhoudsloze vergaderingen, want dan krijg je enkel gefrustreerde werknemers.
• Organiseer in het begin van een online meeting een rondvraag: hoe gaat het met jullie?
• Moedig werknemers aan om onderling contact te houden.
• Maak online vergaderingen interactief met interactieve presentatiesoftware (bv. Mentimeter) of via break-out rooms.
• Bedenk initiatieven om de verbondenheid in het team te stimuleren of nog liever, laat teamleden initiatieven nemen om aan deze verbondenheid te werken. Een playlist op Spotify met de favoriete thuiswerknummers van de collega’s, een chatroulette tussen de collega’s of challenges rond thuis bewegen zijn maar een aantal voorbeelden die de verbondenheid kunnen boosten. 

2. Gebruik communicatietools die bij jouw team passen

Stem de verwachtingen rond communicatie en taakinhoud af op de mogelijkheden van je tools en knowhow. Zorg dat de waaier aan mogelijkheden breed genoeg is. Niet iedereen werkt op dezelfde manier. Check bij je werknemers wat voor hen het beste werkt, maar durf ook aan te geven wat voor jou werkt. Hierdoor kan je frustraties en een dalende kwaliteit van het werk voorkomen. 

3. Maak heldere communicatieregels

Om de communicatie vlot te laten verlopen en je niet te verliezen in detailkwesties is het goed om communicatieregels op te stellen. Daarin kan je volgende elementen opnemen:

• dringende zaken meteen via telefoon of tekstbericht bespreken
• minder of niet dringende zaken binnen de 24 uur via e-mail of telefoon bespreken
• de agenda op de smartphone gebruiken om zaken op te volgen (+ het team leren hoe ze dat doen)
• afspraken maken over deconnecteren: zo creëer je geen ongeschreven regels of verwachtingen
• afspraken die al in het e-mailbeleid van de onderneming opgenomen zijn terug in herinnering brengen.

4. Wees een klankbord

Resultaatgericht werken op afstand is niet 'spartel en je zal leren zwemmen'. Zorg voor voldoende opvolging in een-op-een-gesprekken en wees een klankbord voor je werknemers. Ondersteun werknemers die bv. moeite hebben met het opstellen van een planning en ga samen na hoe je daar aan zou kunnen werken.

5. Geef vertrouwen

Samenwerken op afstand betekent delegeren en minder controleren. Daaruit volgt dat je je werknemers verantwoordelijkheid én beslissingsbevoegdheid geeft. Doe je dat niet, dan worden de beslissingslijnen nog langer. Volg dus enkel de dingen op die er toe doen. Je zal merken dat ook jouw werkdruk daalt.

6. Vergeet de mens achter het resultaat niet

Verlies de mens achter het resultaat niet uit het oog. Resultaten halen, is belangrijk, maar lukt (ook op afstand) niet altijd. Bekijk samen met je werknemer waarom het doel niet behaald is. Misschien waren er bepaalde obstakels onderweg? Zie je vaardigheden waar je werknemer zich nog verder in moet ontwikkelen? Zet dan in op leermogelijkheden of koppel dit aan een persoonlijk ontwikkelingsplan.

7. Help je werknemers om werk en privé in balans te houden

Bewaak de werk-privébalans van je werknemers. Je werknemers zullen eerder te veel dan te weinig uren werken. Maak duidelijke afspraken met je werknemers over wanneer ze beschikbaar en bereikbaar moeten zijn. Stoor je werknemers zo weinig mogelijk in hun privétijd. Vaak kan je bij iemand anders terecht voor een antwoord of kan de vraag wel even wachten.

8. Stel een voorbeeld

Neem jouw voorbeeldfunctie serieus als het gaat om telewerken. Ook voor jou gelden dezelfde afspraken rond bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van nieuwe media, het behalen van resultaten, transparantie ... Moeten werknemers een moeilijke of minder leuke taak doen? Doe mee! Zo kan je zelf ook beter de eventuele gevolgen inschatten en mee nadenken over oplossingen.