Toepasselijke wetgeving 

Zoals voor alle medewerkers is de arbeidsovereenkomstenwet (3 juli 1978, art 20 1°)  ook van toepassing op de telewerkers.  

De wetgeving omtrent telewerk is een bevoegdheid van de federale overheid. Voor het structurele telewerk is de cao nr. 85 van 9 november 2005 (gewijzigd cao nr. 85bis van 27 februari 2008) van toepassing. De onderhandelingen tussen de sociale partners om deze cao aan te passen zijn in september 2020 van start gegaan. Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat deze cao misschien op een aantal punten kan wijzigen. Het occasionele telewerk wordt geregeld met de wet op werkbaar en wendbaar werk van 5 maart 2017.  

Voor overheidspersoneel zijn er andere wetgevende kaders van toepassing.  

De welzijnswet en welzijnscodex bieden ook een kader over hoe je moet omgaan met veiligheid, ergonomie en welzijn op de telewerkplek.  

Structureel of occasioneel telewerken 

Er is een belangrijk verschil tussen structureel en occasioneel telewerk. Toch kunnen beide vormen van telewerk in één bedrijf of organisatie voorkomen. Het is belangrijk dat je een systeem uitwerkt op maat van de aard van het werk en de functies in je bedrijf. Voor beiden is er wel een verschillend wettelijk kader.  

Structureel telewerk is telewerk dat op regelmatige basis en dus niet af en toe wordt toegepast. Een regelmatige basis houdt in dat er een wederkerend patroon is, bijvoorbeeld altijd dezelfde dag van de week. Voor dit type telewerk is een uitgebreide regeling voorzien in cao 85. 

Occasioneel telewerk is niet regelmatig, het gebeurt af en toe en vaak naar aanleiding van een gebeurtenis (doktersbezoek, treinstaking, geconcentreerd kunnen werken). Hiervoor is er een veel beperktere regeling voorzien via de Wet op werkbaar en wendbaar werk. 

Afspraken op papier

Voor structureel telewerken is een schriftelijke neerslag verplicht. Dit gebeurt door het op te nemen in het arbeidscontract (of dit te wijzigen). Structureel telewerken maakt dus deel uit van de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerker. De cao nr .85 geeft aan waarover je afspraken moet maken: 

• Waar en wanneer kunnen medewerkers telewerken? Je kan ook afspraken opnemen wanneer medewerkers aanwezig moeten zijn op het bedrijf. 
• Wanneer zijn telewerkers bereikbaar? 
• Hoe kunnen telewerkers beroep doen op technische ondersteuning? 
• Voorzie je een kostenvergoeding of telewerkuitkering (niet verplicht)? Maak afspraken over het privégebruik van het door het bedrijf beschikbaar gestelde materiaal. 
• Hoe kan je telewerken opschorten of stoppen?  

Voor occasioneel telewerken is er geen verplichting maar je kan de regeling wel opnemen in een bedrijfscao of in het arbeidsreglement. In het afsprakenkader kan je volgende elementen opnemen: 

• Welke functies laten occasioneel telewerken toe?  
• Hoe vragen medewerkers occasioneel telewerken aan en hoe wordt toestemming verleend?  
• Welke apparatuur stel je ter beschikking en hoe voorzie je technische ondersteuning? 
• Voorzie je een vergoeding bij gebruik van eigen materiaal door de medewerkers? Is er een kostenregeling voor privégebruik? 
• Wanneer moeten medewerkers beschikbaar zijn als ze occasioneel telewerken? 

Telewerken is vrijwillig

Het is wettelijk niet toegelaten iemand te verplichten om te telewerken.Zowel structureel als occasioneel telewerken gebeurt op basis van overleg tussen werkgever en werknemer. De vraag naar telewerk kan van de werknemer komen maar kan evengoed een plaats hebben in het HR-beleid van een onderneming. Het is wel mogelijk om het telewerken in een schriftelijke overeenkomst op te nemen of een telewerkenpolicy uit te werken.

Telewerken opleggen aan medewerkers die dat niet graag willen of het niet of moeilijk kunnen, is sowieso af te raden omdat medewerkers dan wellicht ook niet goed zullen functioneren.

Uitzonderingen 

Het vaste telewerk komt soms voor in ondernemingen en organisaties waar de kantooroppervlakte niet toelaat dat meer dan een bepaald deel van de medewerkers tegelijk op kantoor is. Om de bezetting te regelen wordt dan wel eens algemeen telewerken ingevoerd. 

Een aparte situatie is die van de lockdown, waarbij telewerken ‘de norm’ is of zelfs verplicht wordt voor iedereen. In zo’n situatie werkt iedereen die dat enigszins kan elke dag van thuis uit.  

De idee

De idee achter de wetgeving is dat de vergoeding enerzijds voor de werknemer geen extra voordeel mag zijn, maar dat anderzijds de werknemer ook niet moet instaan voor bijkomende kosten. De vergoeding is in principe vrij te bepalen, maar hou er rekening mee dat de fiscus en RSZ maximumbedragen hebben bepaald. Ga je daar boven, dan wordt het beschouwd als voordeel in natura. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een vergoeding voor de apparatuur/internetverbinding en de zogenaamde bureaukosten.

Voor apparatuur en internetverbinding 

Bij structureel telewerken moet je als werkgever tussenkomen in de kosten voor de internetverbinding en de nodige apparatuur, met name een computer en telefoon. Je kan er voor kiezen de verbinding en/of apparaten zelf te voorzien, of je kan de werknemer vergoeden voor het professioneel gebruik van privé apparatuur en/of internetverbinding.

Als je apparatuur en/of een internetverbinding ter beschikking stelt én de werknemer gebruikt die ook voor privédoeleinden, dan wordt dat privégebruik belast als voordeel in natura. Maak daarom duidelijke afspraken over privé gebruik van bijvoorbeeld een laptop of gsm.

Gebruiken je medewerkers hun eigen laptop en/of internetverbinding voor structureel telewerken in privéondernemingen, dan moet je als werkgever tussenkomen in de kosten. Hiervoor aanvaardt de RSZ een vrijgesteld forfait van maximum 20 € per maand voor een laptop en 20 € per maand voor de internetverbinding. Een overzicht van de vergoedingen die de RSZ aanvaardt vind je hier. Voor het overheidspersoneel is er een andere regeling.

Bij het occasioneel telewerken hangt een eventuele vergoeding helemaal af van de afspraken gemaakt op ondernemingsniveau of tussen werkgever en werknemer. Indien er sprake is van een vergoeding dan gelden dezelfde plafonds als bij structureel telewerk.

Een bureauvergoeding 

Kan je als werkgever ook andere kosten zoals verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal… vergoeden?

Voor structureel telewerken kan je als werkgever kiezen voor een vergoeding van 10 % van het brutoloon (van de telewerkdagen) of voor een forfaitaire vergoeding waarbij de RSZ en de fiscus maximaal 129,48 € per maand zullen aanvaarden. Beide vergoedingen kunnen gecombineerd worden met de vergoeding voor het gebruik van eigen laptop of internetverbinding. De forfaitaire vergoeding is geregeld via Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk. Of er zo’n vergoeding wordt toegekend en hoe hoog ze is hangt af van het overleg in de onderneming.

Tijdens corona werden een aantal begeleidende maatregelen genomen voor bedrijven. Ook over de vergoeding voor thuiswerk werd zo’n maatregel genomen.

De bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap…., kan vrij van sociale zekerheidsbijdragen toegekend worden aan alle werknemers die van thuis uit werken, dus ook aan werknemers die vóór de Covid-19-maatregelen niet van thuis uit werkten, en dus ook zonder dat de werkgever en werknemer een formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten. Meer informatie vind je hier.

Ook voor occasioneel telewerken kan je overeenkomen om een bureauvergoeding te betalen, maar het is niet verplicht. De RSZ hanteert hiervoor dezelfde plafonds.