Tips & tricks voor organisaties

Doe het!

Als telewerken kan, sta het als organisatie toe. Werk een duidelijk beleid uit en gebruik de ervaringen van tijdens de lockdown. Met een beleid bouw je goede gewoontes in en zorg je er voor dat ze op een rechtvaardige manier worden toegepast. Je voorkomt ook dat er allerlei ongeschreven regels ontstaan.

Tijdsadministratie

Maak duidelijke afspraken over tijdsadministratie en hoe vaak thuiswerk kan. In heel wat organisaties is het voor medewerkers niet duidelijk hoe ze moeten omgaan met de tijd die ze thuis werken. Hierdoor gaan medewerkers onrealistisch communiceren over hoeveel werk ze thuis verzetten. Duidelijke afspraken zorgen er voor dat medewerkers zich zekerder voelen en hun werk beter kunnen plannen.

Stimuleer contacten en kennisdeling

Als collega’s expliciet worden aangemoedigd elkaar zaken bij te brengen, is de kans groter dat ze spontaan bij elkaar te rade gaan, ook als ze telewerken. Dat is goed voor de leermogelijkheden van je medewerkers en de kwaliteit van je dienstverlening.

Het kostenplaatje

Zorg er als organisatie voor dat medewerkers de tools hebben om thuis te werken en er ook mee overweg kunnen. Investeer in de nodige opleidingen en voorzie een goedwerkende helpdesk. Maak duidelijke afspraken rond kosten zoals de internetverbinding. Vraag hierover advies aan je sociaal secretariaat.

Basisvoorwaarden voor resultaatgericht telewerken

Autonomie, beslissingsbevoegdheid, verantwoordelijkheid en rolduidelijkheid zijn basisvoorwaarden voor resultaatgericht telewerken. Zowel voor medewerkers als leidinggevenden moet dit kader duidelijk zijn. Beide partijen moeten weten waar de grenzen liggen, anders kom je niet tot samenwerken. Omschrijf dus duidelijk het kader en geef de grenzen aan. Zo voorkom je dat medewerkers worden teruggefloten en gedemotiveerd raken.

Verandering

Is telewerken, ondanks corona, ‘nieuw’ voor jouw organisatie en medewerkers? Heb je hulp nodig om deze nieuwe manier van werken in goede banen te leiden? Om het telewerken concreet vorm te geven? Gebruik dan de ondersteuningsmaatregelen van de overheid. Kies voor de werkbaarheidscheque of DRIVE. 

Coördineren en communiceren

Vanuit organisatieperspectief zijn er twee grote uitdagingen bij het organiseren van werk: coördineren en communiceren. Die worden beide complexer wanneer iedereen op een andere plek werkt. Organiseer het werk zo (ook op vlak van technologische en sociale ondersteuning) zo dat zowel de coördinatie van het werk als de communicatie over het werk zo simpel mogelijk kunnen verlopen. Zo blijft het risico op storingen en frustraties minimaal.

Duidelijke takenpakket

Zorg dat je telewerkers een coherent en duidelijk afgerond takenpakket hebben dat ze zelfstandig kunnen afwerken. Dan zijn ze minimaal afhankelijk van anderen. Hoe groter de afhankelijkheid tussen medewerkers, hoe meer men moet afstemmen op elkaar. En dat betekent vaak een toevloed aan e-mails, misverstanden en problemen, tijdverlies en achterstand, met uiteindelijk ook ontevreden teamleden en –leiders (en klanten).

Mensen sturen het werk

Betrek je medewerkers bij de organisatie en planning van het werk (en dus niet alleen de leidinggevenden). Succesvol telewerken betekent voldoende (plannings)autonomie geven. Indien de taakverdeling en werkplanning enkel centraal worden georganiseerd en aangestuurd door de teamleider of een computerprogramma, ontbreekt de flexibiliteit om vlot met onverwachte problemen om te gaan. Laat dus mensen en niet technologie het werk sturen.

Vertrouwen komt eerst

Autonomie betekent niet dat er geen controle meer kan zijn of nodig is. Telewerk gaat goed samen met controle op de resultaten in plaats van op de inspanningen. Toch is de verleiding groot om constant (digitaal) te controleren of telewerkers wel effectief aan het werk zijn. Overdreven controle is contraproductief en stresserend. Dit leidt tot gespannen verhoudingen en wantrouwen tussen teamleden en ten aanzien van leidinggevenden. Telewerk is gebaat bij flexibiliteit en vertrouwen.

Zet technologie verstandig in

Het lijkt aanlokkelijk om een allesomvattend platform te gebruiken om het werk aan te sturen en de communicatie te regelen. Maar zo creëer je een grote afhankelijkheid van technologie. Technologie is echter niet feilloos en kan het werk ernstig hinderen. Technologie dient om het telewerk te ondersteunen, niet om elke menselijke coördinatie en communicatie over te nemen.

Oog voor ergonomie

Wie veel van thuis uit werkt, heeft thuis een ergonomische werkplek nodig. Een telewerkbeleid met aandacht voor ergonomie legt conrete afspraken vast op papier over het ergonomisch materiaal en het informeren van de thuiswerkers over de inrichting van hun thuiswerkplek. Een risicoanalyse telewerken bevraagt specifiek de thuissituatie. Tot slot kan men bij vragen of lichamelijke klachten een videoconsult door een ergonoom aanvragen. Lees meer

Template bijlage arbeidsovereenkomst

In coronatijden wordt het telewerken zo goed en zo kwaad als het kan georganiseerd. Nu bedrijven meer ervaring in telewerken opbouwen denken bedrijven na over de toekomst van telewerken. Deze template kan je gebruiken om je te inspireren over de elementen waarover je afspreken wil maken met je telewerkers. Lees meer

10 regels voor je thuiswerkpolicy

Heb jij een policy waarin duidelijk staat aan welke regels werknemers die van thuis uit werken zich moeten houden? Vaak zijn er ongeschreven regels, maar die zorgen voor verwarring. Wil je van thuiswerken een succes maken? Dan moet je weten wat de verwachtingen zijn. Met deze tien regels weet de thuiswerker dat perfect! Lees meer