Wat met bereikbaarheid na de uren? 

In de coronacrisis werd telewerk halsoverkop ingevoerd. Er was geen tijd om met elkaar af te spreken wanneer je aan het werk moet zijn of bereikbaar moet zijn.  

Praktijknormen

Wanneer er geen duidelijke ‘voorgeschreven’ normen zijn, ontstaan er ‘praktijknormen’. Hoe je denkt dat je collega’s of je leidinggevende hun werk-privé grens beheren heeft een sterke invloed op hoe je dat zelf doet. Dat geldt vooral voor wat je denkt dat de verwachtingen zijn over e-mail- en berichtenverkeer. Wanneer en hoe snel moet je op berichten of e-mails reageren? 

Autonomie paradox

In de praktijk werken medewerkers dan al gauw veel later ‘s avonds en antwoorden ze sneller op berichten dan de werkgever effectief verwacht. Dat heet de autonomie paradox: de autonomie die je hebt om gelijk waar en wanneer te werken verdwijnt weer wanneer je jezelf allerhande verplichtingen oplegt. 

De beste manier om de autonomie paradox terug te dringen, is er een duidelijk kader van verwachtingen tegenover te stellen. Daarin geef je aan wat je verwacht wat betreft reageren op mails en berichten, opnemen van de telefoon maar ook wanneer medewerkers verondersteld worden niet aan het werk te zijn. Het is belangrijk dat medewerkers weten dat het van hen verwacht wordt dat ze voldoende deconnecteren en dat zij hier ook hun verantwoordelijkheid in opnemen.  

Afspraken over (niet) bereikbaar zijn 

Een goed evenwicht vinden tussen autonomie en het maken van afspraken is niet eenvoudig. Het maken van afspraken over wanneer men bereikbaar is en wanneer niet, lijken de idee van autonomie immers tegen te spreken. Niettemin kunnen afspraken helpen.  

Het is wel goed om ze beperkt en eenvoudig te houden. Zo tast het onmogelijk maken om na de uren berichten te versturen, de autonomie in grote mate aan.  

Sociaal overleg hierover is nuttig. De wet van 26 maart 2018 ‘betreffende de versterking van de economische groei en de sociale cohesie’ vraagt het invoeren van een regelmatig overleg over deconnectie, het gebruik van digitale communicatiemiddelen en het opnemen van de resultaten daarvan in het arbeidsreglement. 

Wat met de verbondenheid tussen de collega’s en met de onderneming?  

Verbondenheid tussen collega’s kan door veel telewerken afnemen. Dit is een terechte bezorgdheid.

 

Er zijn minder sociale contacten en minder gedeelde ervaringen. Samenwerken en overleggen loopt moeilijker. Voor werkgevers kan de vrees dat de verbondenheid afneemt een reden zijn om het aantal telewerkdagen te beperken.

In sommige organisaties probeert men om dat tegen te gaan door informele contactmomenten te organiseren. Opgelet: informele contacten zijn geen vergaderingen, ze laten zich niet formeel organiseren. De beste manier om de verbondenheid te bewaren is om niet teveel te telewerken zodat collega’s vaak genoeg samen op kantoor zijn om het toevallige ontmoeten mogelijk te maken.

Hoe leiding geven?

Hoe geef je leiding aan medewerkers, teams die er niet zijn? Het codewoord is vertrouwen. Medewerkers moeten op hun leidinggevende kunnen vertrouwen én tegelijkertijd moeten leidinggevenden kunnen vertrouwen op hun medewerkers.

Vertrouwen

De basis van telewerken is vertrouwen en het geven van autonomie. Een doorgedreven controle op wat de telewerker doet, staat daar haaks op. Bij doorgedreven controle ontstaat een dubbele boodschap: we vertrouwen dat de medewerker thuis zo goed zal werken als op kantoor, maar controleren de medewerker toch wanneer tijdens het telewerk. Telewerken gaat onvermijdelijk samen met een grotere vrijheid in de werktijd, zowel tijdens het telewerken als op kantoor. 

Een averechts effect 

In de beginjaren van het telewerken was controle een belangrijk onderzoeksonderwerp. Toen bleek dat nauwgezette controle, zoals het gebruik van ‘keyloggers’ die de toetsaanslagen controleren, een averechts effect hebben. Ze leidden zelfs tot tegendraads gedrag waarbij allerlei trucs werden bedacht om de technische controle te misleiden. 

Sturen op resultaten 

Dit alles houdt in dat bij telewerken er niet meer op uren of prestaties wordt beoordeeld, maar op de resultaten van het werk. Dat vergt een leiderschapsstijl die gebaseerd is op het sturen op resultaten op een coachende manier, op verbindend communiceren, op doordacht delegeren en op het motiveren van medewerkers. Het is van belang dat leidinggevenden herkennen in welke mate medewerkers gebaat zijn bij een grotere mate van autonomie dan wel bij een meer gestructureerde manier van werken.   

Sturen op resultaten is communiceren en organiseren. Wees beschikbaar, neem actief contact op. Maak tijd om contact te houden en gebruik daarvoor verschillende media (mail, bellen, zoomen, skypen enzovoort). Je kan bijvoorbeeld elke dag starten met een korte meeting op zoom of microsoft teams.  

Bespreek met je team hoe het werk het best kan georganiseerd worden. Hou rekening met individuele omstandigheden, maar hou het fair. Formuleer duidelijk je verwachtingen (niets verwachten is geen optie). Zorg ervoor dat je medewerkers weten wat het plan is, wat de doelstellingen zijn, welke deadlines ze moeten halen. 

Werkbaar telewerken 

In het algemeen is het belangrijk om de invloed van telewerk op het welzijn van de medewerkers op te volgen. Telewerk betekent niet dat men minder stress heeft. Duidelijke en realistische verwachtingen communiceren is daarvoor belangrijk, ook voor de leidinggevenden voor wie werken met teams op afstand meer inspanning vergt.  

Hoe zorg dragen voor de ergonomie?  

De kans is groot dat medewerkers thuis niet dezelfde uitrusting hebben als op kantoor, zoals een ergonomische stoel en tafel en een goed afgestelde computer.

 

Toch is het belangrijk om ook thuis voldoende aandacht te schenken aan je werkhouding, de hoogte van het bureaublad of stoel, hoe je scherm of laptop staat, enzovoort. Wie niet goed zit, zal na verloop van tijd allerlei gezondheidsklachten krijgen aan nek, schouders , rug. Hoe gezond zitten achter je pc?

Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor het welzijn op het werk, ook als die werkplek thuis is. Alhoewel de welzijnswet gemaakt is voor werksituaties in ondernemingen, is ze ook onverkort van toepassing voor thuiswerkers.

Waarop moet ik letten als telewerker? 

Het voornaamste risico voor telewerkers is dat de werk-privébalans, hoe tegenstrijdig dat ook lijkt, onder druk komt te staan. Dat is vooral het gevolg van het door elkaar lopen van werk en privé en van de toegenomen ‘connectiviteit’.
Maar ook gezond thuiswerken wordt nogal eens veronachtzaamd. Zorgen voor een gezonde routine, evenwichtige voeding en voldoende bewegen is belangrijk.

Werktijd en privétijd afbakenen 

Zorgen voor een duidelijke afbakening tussen werktijd en privétijd is belangrijk. Het beste is werken in een aparte ruimte, maar dat is niet voor iedereen mogelijk. Je kan ook gebruik maken van enkele hulpmiddelen en ‘trucs’ om het verschil tussen werk en privé voor jezelf en je omgeving duidelijk te maken. Dan kan vanalles zijn, zoals het inrichten van een aparte werkplek, duidelijk aangeven wanneer je aan het werk bent, de overgang van werktijd naar privétijd duidelijk maken, routines inbouwen en bewaken, zorgen voor regelmatige pauzes. Kies een ‘werkkoffiekop’, sluit je laptop na werktijd of berg hem buiten het zicht op.  

Wat wel of niet werkt is heel persoonlijk en hangt af van de omstandigheden thuis. Alles wat je doet om een gewone werkdag ‘na te doen’ helpt om voor jezelf en voor je huisgenoten herkenbaar te maken dat je aan het werk bent of niet. 

Gezond werken

Niets zo verleidelijk als met je laptop op de bank kruipen of je gezellig in de keuken installeren. Voor je concentratie en ergonomie is dat niet direct een goede zaak. Uren in een verkeerde houding op je toetsenbord tokkelen, kan voor rugpijn, nekklachten, stramme spieren en zelfs hoofdpijn zorgen. 

Denk goed na over waar je je werk thuis zo goed mogelijk kan uitvoeren, waar je rustig kan telefoneren of online vergaderen. Bij voorkeur heb je een aparte werkplek (wat in tijden van corona niet evident is als meerdere huisgenoten van thuis uit werken). Heb je geen aparte ruimte, kies dan een rustig plekje in huis met voldoende lichtinval.  

Zorg voor een werkplek die ergonomisch voldoet. Alles begint bij een goede stoel die je rug voldoende ondersteunt. Maar beweeg ook voldoende (bv. als je aan het telefoneren bent). Zet de koffie op een afstand. Ga tijdens je middagpauze een blokje om. Werk je op een laptop zorg er dan voor dat die op de juiste hoogte staat (een stapel boeken of een laptopstandaard) of zorg voor een apart scherm (soms ook makkelijk bij videovergaderingen). Een apart toetsenbord en ergonomische muis kunnen veel klachten aan schouders en polsen voorkomen.

Wil je in deze cononatijden (en ook erna) je werkhouding en fitheid optimaal houden of verbeteren? Start dan met deze tips en beweegoefeningen.