Doordacht delegeren

    Wat is doordacht delegeren?

    Bij doordacht delegeren geef je weloverwogen en op een goede manier taken, opdrachten of verantwoordelijkheden door.

    Alles zelf doen, kan vaak niet door gebrek aan tijd, competenties of andere restricties. Doordacht delegeren is een manier om meer gedaan te krijgen binnen een kortere tijdspanne, betere kwaliteit van het werk te hebben en af te leveren. Je kan je meer concentreren op een aantal taken of verantwoordelijkheden.

    Het werk van leidinggevenden en zelfstandige ondernemers bestaat meestal uit het behalen van heel wat doelen. De vele verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat ondanks het stellen van prioriteiten er nog heel wat werk op de plank blijft liggen. Ook medewerkers zonder leidinggevende rol kunnen te maken krijgen met teveel verantwoordelijkheden, strakke deadlines of teveel werk op korte tijd. Medewerkers of collega’s kunnen je in zo’n geval helpen door taken tijdelijk of langer over te nemen. Waarom is dit belangrijk en hoe doe je dat?

    Waarom is doordacht delegeren belangrijk?

    Een belangrijk voordeel van delegeren is dat je je eigen werkdruk kan verlagen waardoor je minder werkstress zal ervaren en het werkplezier toeneemt. Tegelijk moet je er wel over waken dat je geen zwartepietenspel speelt. Je mag de werkdruk niet ondoordacht verleggen en zo collega’s met te hoge werkdruk opzadelen. Dit is geen duurzame oplossing voor het bedrijf of de organisatie. Onderzoek toont aan dat mensen met een hoge werkdruk een grotere kans hebben op werkstress.

    Werkdruk bij werknemers en zelfstandige ondernemers

     
     

    Bron: Vlaamse Werkbaarheidsmonitor Werknemers/Zelfstandige ondernemers, 2016

    Werkdruk versus werkstress bij werknemers

     
     

    Bron: Vlaamse Werkbaarheidsmonitor Werknemers, 2016

    Ongeveer 37% van de werknemers en 43% van de zelfstandige ondernemers in Vlaanderen hebben een hoge werkdruk. We zien ook een toename sinds 2013. Zelfstandige ondernemers, die presteren onder hoge werkdruk, hebben meer dan drie keer meer kans op werkstress dan collega’s die een aanvaardbare werkdruk hebben. Bij werknemers met hoge werkdruk is de kans op werkstress zelfs meer dan vier keer zo groot in vergelijking met werknemers waarbij de werkdruk normaal is. Voor heel wat werkende mensen is werkdruk een realiteit en kan doordacht delegeren een manier zijn om de druk en dus ook de werkstress naar beneden te krijgen.

    Een ander voordeel is het positieve effect dat je kan hebben op de medewerker of de partner die het werk voor je doet. Als je doordacht delegeert dan spreek je anderen aan op hun kwaliteiten. Je geeft dan leiding op een manier die zorgt voor voldoening en waardering voor de persoon aan wie je de taak toevertrouwt. Medewerkers, collega’s zullen meer gemotiveerd aan het werk zijn.

    Doordacht delegeren kan zorgen voor meer motiverend werk of werkplezier waardoor de stress op het werk zal afnemen. Ongeveer 20% van de werknemers en 9% van de zelfstandige ondernemers in Vlaanderen heeft demotiverend werk en ervaart geen werkplezier. Onvoldoende ondersteuning door de directe leidinggevende en onvoldoende taakvariatie blijken de belangrijkste risico’s te zijn voor demotiverend werk. Als je doordacht delegeert bied je voldoende ondersteuning en kies je de juiste bundel van taken uit voor de juiste persoon. Op die manier kan je meebouwen aan het werkplezier van de andere.

    Doordacht delegeren kan ook door taken door te geven aan collega’s en partners buiten de organisatie. In het eigen professionele netwerk vind je misschien wel de competenties die nuttig kunnen zijn voor jouw organisatie of je kunnen helpen bij jouw eigen werk. Onderzoek (ICO 2020) toont aan dat ongeveer 78% van de ondernemingen in Vlaanderen met meer dan 10 werknemers een strategisch partnerschap of samenwerkingsverband heeft met leveranciers en/of andere bedrijven in functie van kennisdeling, gemeenschappelijke profilering enz. We zien een toename sinds 2011 (+11%). Steeds meer organisaties maken dus gebruik van hun netwerk om samen te werken in het kader van kennisdeling en zouden baat hebben bij het doordacht delegeren van hun werk.

    Doordacht delegeren op de Vlaamse arbeidsmarkt

    We hebben weinig cijfers die een zicht geven op de mate van doordacht delegeren op de Vlaamse arbeidsmarkt. De Werkbaarheidsmonitor geeft ons wel informatie over aanverwante thema’s zoals autonomie in het werk en de relatie met de direct leidinggevende. In Vlaanderen hebben acht op de tien mensen voldoende autonomie op het werk, drie op de vier hebben voldoende afwisseling en vijf op de zes een leidinggevende die hen voldoende ondersteunt. Klik op de thema’s “Coachend leidinggeven” en “Afwisseling en autonomie inbouwen” als je meer wilt weten.

    Aan de slag

    • Je kan niet zomaar alles aan iedereen delegeren. Delegeren doe je niet hals over kop, maar weloverwogen. Een stapsgewijze aanpak heeft de voorkeur. Welke taken wil en kan je best delegeren? Aan wie ga je het werk doorgeven?
    • Het zomaar doorgeven van specifieke (deel)taken is meestal geen goede of duurzame manier van delegeren. Het geeft weinig vrijheid aan je medewerker die het moet uitvoeren en het eigenaarschap van de opdracht blijft bij jou. Het doorgeven van een volledig project of een geheel van bijhorende taken, waarbij je zelf de eindverantwoordelijkheid behoudt, heeft de voorkeur. Bij doordacht delegeren bewaak je mee de kwaliteit van het werk en geef je ondersteuning en zoveel mogelijk vrijheid in het uitvoeren van de taak. Sommige taken geef je best niet door zoals werk waar de andere weinig plezier aan beleeft of werk dat niet afgestemd is op zijn/haar competenties. Ook specifieke taken van een leidinggevende zoals bijvoorbeeld functioneringsgesprekken zijn niet te delegeren.
    • Werk doorgeven aan de juiste persoon houdt in dat je zijn of haar competenties en talenten goed kan inschatten. Je kan de persoon aanspreken op zijn of haar kwaliteiten en afspreken hoeveel van het project of welk geheel van taken haalbaar is. Werk dat je zelf niet graag doet, kan een ander net heel fijn vinden. Werk dat je delegeert, kan gebeuren door iemand die dit al goed of nog niet zo goed onder de knie heeft. Een ideale mix bestaat erin om zowel goed als minder goed gekende taken te combineren waardoor er nog ruimte is om te groeien.
    • Goede afspraken maken goede vrienden. In het overdragen en doorspreken van de taken moet je voldoende tijd steken. Heldere afspraken over wat je wanneer verwacht is belangrijk. Het probleem (vb. teveel werk) mag ook niet verschuiven. De eigen werkdruk zal verlichten dankzij het delegeren maar het werk moet haalbaar zijn voor de persoon aan wie je delegeert. Je spreekt dit best goed door met elkaar, want ‘even proberen iets te delegeren’ is geen goede aanpak. Eenmaal het werk gedelegeerd neem je het niet zomaar terug over maar stel je je coachend op om problemen samen op te lossen. Als je iets anders verwacht, dan maak je dit bespreekbaar. Verbindende communicatie, feedback en ondersteuning helpen om van fouten te leren, bij te sturen waar nodig en delegeren succesvol aan te pakken.
     

    Werken met goesting

    • Werkstress en burn-out voorkomen
    • Gezond en veilig werken
    • Tot aan je pensioen werken
    • Jong en oud inzetten
     
     

    Leren om te groeien

    • Competenties en talent ontwikkelen
    • Al doende leren
    • Tijd maken voor opleiding
    • Kennis delen via lerende netwerken
     
     

    Goed organiseren

    • In teams werken
    • Afwisseling en autonomie inbouwen
    • Werk en gezin combineren
    • Het Nieuwe Werken toepassen
    • Netwerken uitbouwen