Het Nieuwe Werken toepassen

    Wat is Het Nieuwe Werken?

    Het Nieuwe Werken is een combinatie van drie elementen: coachend leiderschap, werken waar en wanneer je wilt en een kantoorinrichting die daarop is afgestemd. Bedrijven en organisaties die Het Nieuwe Werken volgens het oorspronkelijke idee invoeren, doen dat omdat ze een nieuwe, moderne dynamiek willen in hun onderneming en willen loskomen van de strakke, hiërarchische manier van werken en de ‘negen tot vijf’ regelingen. Medewerkers zijn geïnteresseerd in die ruime autonomie en de nieuwe kantoorinrichting ziet er vaak prachtig uit.

    Andere bedrijven voeren Het Nieuwe Werken in omdat ze zo besparingen kunnen realiseren. Omdat steeds meer mensen thuiswerken (of op een andere plaats) zijn veel werkplaatsen regelmatig onbezet. Als je dan ook met werkplekdelen of ‘flexdesks’ werkt (je kiest elke dag weer een plaatsje), volstaat cijfermatig gezien een kantoor voor maar 60% van het totaal aantal medewerkers. Je moet dan wel zo goed als volledig papierloos werken en een clean-desk principe toepassen.

    Waarom is Het Nieuwe Werken belangrijk?

    Het Nieuwe Werken combineert telewerken, open kantoren en coachend leiderschap.

    Bedrijven en organisaties kiezen soms onvoldoende doordacht voor één of meerdere van deze losse elementen. Het Nieuwe Werken is geen doelstelling op zich. Efficiëntiedoelstellingen of besparing op kantooroppervlakte mogen niet aanzetten tot invoeren van Het Nieuwe Werken. Het belang van de juiste beweegredenen en de coachende managementstijl die nodig is bij het toepassen van Het Nieuwe Werken is niet altijd even goed ingeschat.

    Zoeken naar een evenwicht tussen de verschillende aspecten van Het Nieuwe Werken is de boodschap. Zo worden de nadelen van open kantoren deels gecompenseerd door werken van thuis uit en door een taakgerichte inrichting van de werkvloer. Het beperken van het aantal dagen van thuiswerk bewaakt dan weer de sociale samenhang op de werkplek. Als er een dergelijk evenwicht is, kan Het Nieuwe Werken zijn doelen bereiken. Zo niet kunnen onbedoelde effecten optreden en worden de beperkingen van Het Nieuwe Werken zichtbaar.

    Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

    Tijd- en plaatsonafhankelijk werken geeft je de mogelijkheid om pendeltijd uit te sparen of werk en huishoudelijke taken doorheen de dag te organiseren zoals je dat het beste uit komt. Medewerkers hebben dat overvloeien van werk en privé graag, maar het kan evenzeer ook weer voor spanningen zorgen. Er zijn ook medewerkers die thuis willen werken omdat ze zich in een open kantoor niet kunnen concentreren. Als er veel collega’s vaak thuis werken, brokkelt het sociaal leven op kantoor af en dat is op termijn niet goed voor de samenwerking.

    Stijl van leiding geven

    Het Nieuwe Werken wordt geassocieerd met een bepaald type van leiderschap: coachend in plaats van hiërarchisch, sturend op resultaat in plaats van op aanwezigheid. Een ondersteunende leidinggevende is in elk geval aantoonbaar positief voor de werkbaarheid, zoals je kan lezen bij het thema rond leidinggeven.

    Open kantoren

    Open kantoren brengen een aanzienlijke kostenbesparing met zich mee en kunnen zorgen voor meer transparantie en overleg. Onderzoek wijst uit dat open kantoren toch vooral aanleiding geven tot concentratieproblemen, zeker als je geconcentreerd moet werken. Een activity based inrichting met verschillende types van inrichting waaruit je kan kiezen, op basis van het soort werk dat je moet doen, kan hieraan tot op zekere hoogte tegemoet komen. Aanvullend op de gedeelde werkplekken zijn er dan ook concentratiewerkplekken en vergaderzaaltjes om te overleggen.

    Het Nieuwe Werken in Vlaanderen

    Onderzoek toont aan dat Het Nieuwe Werken onvoldoende doordacht en niet geïntegreerd gebeurt.

    Elementen van het nieuwe werken- ondernemingsenquête

    Open kantoren

     

    52%

    Telewerken

     

    31%

    Competentiegericht

     

    29%

    Active based

     

    46%

    Papierloos

     

    25%

    Werkplekdelen

     

    11%

     

    Bron: Ondernemingsenquête 2015

    Uit de driejaarlijkse Ondernemingsenquête weten we dat open kantoren het meest voorkomen, gevolgd door telewerken en dan op korte afstand door competentiegerichtheid en Activity Based inrichting.

    Uit de driejaarlijkse Ondernemingsenquête weten we dat open kantoren het meest voorkomen, gevolgd door telewerken en dan op korte afstand door competentiegerichtheid en Activity Based inrichting.

    Om van een geïntegreerd Het Nieuwe Werken -project te kunnen spreken moeten vijf of zes van de bestudeerde kenmerken voorkomen. Dat is zo bij 7% van de ondernemingen en organisaties met minstens twee kantoormedewerkers.

    Uit de Werkbaarheidsmonitor weten we dat bijna de helft van de Vlaamse werknemers (49%) structureel bereikbaar is. Het gaat hier over werknemers die ofwel op vraag van de werkgever, ofwel vrijwillig, buiten de werktijden frequent hun e-mails behandelen (31%) of telefonisch bereikbaar zijn (42%). Eén op vijf (18%) kan telewerken, zes op de tien zegt dat het voor hun soort werk niet mogelijk is en één op de tien (9%) mag het wel maar doet het niet. Iets meer dan de helft van alle werknemers doet bureauwerk (55%). Iets meer dan een vijfde daarvan (21%) heeft een kantoor voor zich alleen. 14% werkt in een groot open kantoor met twintig of meer collega’s, de overige zes op de tien zijn gespreid over diverse groottes.

    Het Nieuwe Werken is niet het element met de grootste invloed op werkbaar werk. Andere factoren zoals aanvaardbare taakeisen of goede regelmogelijkheden en/of ondersteuning vanuit de directe leiding hebben een grotere impact. Daarnaast gaat Het Nieuwe Werken, ingevuld als structureel bereikbaar zijn, telethuiswerken of werken in open kantoren, niet samen met een hogere werkbaarheid.

    De ‘nieuwe werker’ heeft vaker werkstress dan de ‘gewone werker’ en wordt vaker geconfronteerd met een onevenwicht in de werk-privécombinatie, ook als we rekening houden met andere kenmerken van de job. Ze blijken wel vaker gemotiveerd te zijn. Werknemers die tewerkgesteld zijn in open kantoren worden vaker met motivatieproblemen geconfronteerd, ongeacht de situatie waarin ze zich bevinden op het vlak van regelmogelijkheden en/of ondersteuning vanuit de directe leiding.

    Het is dus duidelijk dat bedrijven en organisaties Het Nieuwe Werken best weloverwogen invoeren en toepassen. Belangrijk is dat Het Nieuwe Werken volledig in lijn ligt met het beleid dat je wil voeren en waarvoor je bedrijf of organisatie staat.

    Aan de slag

    • Ga niet ondoordacht aan de slag, maar neem de tijd om de werking van het bedrijf of de organisatie te analyseren. Wat is het voornaamste proces? Wie doet wat, welk soort werk is er? Hoeveel medewerkers zijn er die altijd op kantoor werken, hoeveel zijn regelmatig niet aanwezig? Welk soort werk wordt er van de medewerkers verwacht, welk soort overleg, welke mate van stilte en concentratie? Wie kan er telewerken en hoe vaak kan dat zonder dat de werking binnen het team onder druk komt te staan?
    • Analyseer op welke manier je met documenten werkt en hoe het proces eruit ziet. Wie heeft welke informatie nodig, wordt er tegelijk aan documenten gewerkt? Wat is de bestaande stroom en welk is de wenselijke? Is alles gedigitaliseerd? En HNW-project kan maar slagen als alle nodige informatie en alle documenten digitaal zijn.
    • Pas wanneer de gewenste organisatiestructuur en werkomstandigheden zijn vastgelegd is het mogelijk om aan de inrichting van de kantoren te werken. Denk goed na of open kantoren wel passen bij de aard van het werk. Wat is de nood aan overlegruimtes, aan plekken waar geconcentreerd kan gewerkt worden?
    • Maak een beleid op met richtlijnen over wat je verwacht qua bereikbaarheid na de werkuren. De Wet Peeters kan hierbij helpen.
    • Neem bij voorkeur voor de verschillende stappen een externe begeleider onder de arm. Dit type van analyse van het bedrijf of de organisatie vergt een ‘outsider’-blik.
     

    Werken met goesting

    • Werkstress en burn-out voorkomen
    • Gezond en veilig werken
    • Tot aan je pensioen werken
    • Jong en oud inzetten
     
     

    Leidinggeven met klasse

    • Coachend leidinggeven
    • Verbindend communiceren
    • Doordacht delegeren
    • Medewerkers motiveren
     
     

    Leren om te groeien

    • Competenties en talent ontwikkelen
    • Al doende leren
    • Tijd maken voor opleiding
    • Kennis delen via lerende netwerken