Hoe pak je telewerken best aan?

In de coronacrisis zijn we van de ene op de andere dag volledig gaan telewerken. Voor een doordacht beleid was er weinig tijd of ruimte. Toch is het goed om een uitgeschreven telewerkbeleid op te stellen met een aantal algemene afspraken en verwachtingen.  Een telewerkbeleid op maat van de onderneming en de verschillende groepen van medewerkers. 

Een doordacht telewerkbeleid 

Hoe een telewerkbeleid er precies uit ziet verschilt van de ene onderneming tot de andere. Hoe het telewerken het beste past in de organisatie, hangt immers af van het type onderneming, de interne organisatie, de aard van het werk en de bedrijfscultuur. Soms kunnen telewerkers hun dagen tot op zekere hoogte vrij invullen, Soms is men meer gebonden aan vaste uren waarop men beschikbaar moet zijn of waarop bepaalde taken moeten worden verricht.  

Occasioneel of structureel telewerk 

Voor het uitwerken van een telewerkbeleid is de wetgeving een belangrijke leidraad. Er wordt een verschil gemaakt tussen occasioneel telewerk en structureel telewerk. Telewerk is occasioneel als het af en toe gebeurt, zonder regelmaat. Het is structureel als het vaak en regelmatig gebeurt. Bij occasioneel telewerk zijn de formaliteiten beperkt, bij structureel telewerk is er een reeks rechten en plichten. 

In overleg met je medewerkers 

Bij het opstellen van het telewerkbeleid is het van belang om de werknemers of syndicale vertegenwoordiging te betrekken. Je kan dat doen via een bevraging of gesprekken. Je kan een stuurgroep oprichten waarin alle betrokken functies vertegenwoordigd zijn en met hen je policy uittekenen. Zet het thema op de agenda van het sociaal overleg. Bespreek de impact op de organisatie van het werk en heb aandacht voor het welzijn en ergonomie van de telewerkers. 

Afspraken over werktijd en bereikbaarheid 

Vooral over de werktijd en de bereikbaarheid van medewerkers worden best goede afspraken gemaakt. Het is belangrijk, ook voor de collega’s op kantoor, dat het duidelijk is in welke mate telewerkers bereikbaar moeten zijn. Wanneer dat afgesproken kader er niet is, ontwikkelt zich in de praktijk al snel een informeel en onduidelijk geheel van verwachtingen. Dat leidt soms tot langere werkdagen met problemen zoals meer werkstress en een minder goede werk-privébalans tot gevolg.  

Waarvoor kom je naar kantoor? 

Bij het uitwerken van je telewerkpolicy is het goed om stil te staan bij de vraag: welke delen van het werk doen we op kantoor en wat doen we thuis. Door deze vraag te stellen ga je nadenken over de taakinvulling en over hoe medewerkers kunnen/moeten samenwerken.

Keep it simple 

Hoewel er belangrijke afspraken in worden vastgelegd kan een telewerkbeleid op papier best vrij kort zijn en zich beperken tot een aantal algemene regels. Voor welke functies is telewerken mogelijk, wie beslist of telewerken kan en wanneer moeten medewerkers aanwezig zijn. Een van de punten waarover je moet beslissen is bijvoorbeeld wat je doet met vergaderingen. Gaat telewerken voor op een vergadering? Kan men altijd kiezen om in te bellen, al dan niet via video, in plaats van fysiek aanwezig te zijn? Het is niet nodig procedures te bepalen voor elke mogelijke situatie. De kerngedachte van telewerken is autonomie en vertrouwen en dat moet duidelijk uit de policy blijken.

Op basis van de ervaringen in de lockdown periode is het ook aan te raden een plan voor een volledige thuiswerksituatie op te stellen. 

Laat je ondersteunen 

Bedrijven kunnen instrumenten zoals de werkbaarheidscheque en het DRIVE-programma van ESF Vlaanderen gebruiken bij het uitwerken of aanpassen van hun telewerkbeleid. Met een werkbaarheidscheque kan je expertise inkopen tot 10.000 €. Via Drive kan je gratis beroep doen op een consultant uit een pool.

Bedrijven kunnen instrumenten zoals de werkbaarheidscheque en het DRIVE-programma van ESF Vlaanderen gebruiken bij het uitwerken of aanpassen van hun telewerkbeleid. Met een werkbaarheidscheque kan je expertise inkopen tot 10.000 €. Via Drive kan je gratis beroep doen op een consultant uit een pool.

Tot 31 maart 2021 kan je intekenen op de ESF oproep ‘Opleidingen Telewerken’. Met deze oproep ondersteunt ESF organisaties om te investeren in de vaardigheden van hun werknemers die belangrijk zijn om telewerk duurzaam en werkbaar te implementeren. Je kan subsidies krijgen voor opleidingen inzake digitale vaardigheden, leidinggeven op afstand, vaardigheden voor werken op afstand (zoals bijvoorbeeld efficiënt online vergaderen en zelf-organiserend vermogen) en psychisch welbevinden.

Kan je gebruik maken van deze ondersteuningsmaatregelen? Check hier

Hoeveel dagen telewerken? 

In het wetenschappelijk onderzoek is er een consensus dat een beperkt aantal dagen vooral voordelen biedt voor zowel de organisatie als de telewerker, terwijl een teveel aantal dagen vooral nadelen oplevert.

Een omgekeerde U 

De OESO stelt het voor als een omgekeerde U. Het punt waarop de nadelen doorwegen, ligt op meer dan twee dagen per week. Bij meer dan twee dagen per week wordt de sociale afstand tot het werk te groot en ontstaan er werkbaarheidsrisico’s: werkstress kan toenemen en de werk-privébalans komt onder hogere druk te staan. 

In het onderzoek van Eurofound ‘Telework and ICT-based mobile work: Flexible working in the digital age zien we dat wie occasioneel telewerkt, of in beperkte mate bereikbaar is, weinig of geen negatieve effecten ondervindt. Telewerkers die occasioneel telewerken ondervinden beduidend minder nadelen dan telewerkers die intensief telewerken. 

Hou rekening met de aard van het werk 

Wat het optimaal aantal dagen is, kan verschillen per onderneming of organisatie, afhankelijk van de aard van het werk en de cultuur. Zo zijn sommige ondernemingen gericht op nauwe samenwerking en uitwisseling, en zijn in andere ondernemingen de werknemers vaak op verplaatsing en gebeurt de interactie sowieso op een andere manier. 

Bij het bepalen van het aantal dagen telewerken, is het ook belangrijk om er rekening mee te houden dat medewerkers ook om andere redenen dan telewerk niet op kantoor zijn. Sommige ondernemingen of organisaties vertrekken daarom van de omgekeerde redenering waarbij men een minimum aantal dagen op kantoor als streefdoel of richtlijn vooropstelt.  

Zorgt telewerken voor ongewenste verschillen? 

De kans dat er verschillende groepen ontstaan, is reëel. Medewerkers hebben nu eenmaal verschillende noden en/of verwachtingen wat betreft hun werkplek. Het is belangrijk dat je dit goed in beeld krijgt en meeneemt in je telewerkbeleid. 

Vrijwilligheid is de basis 

Niet iedereen kan of wil evenveel telewerken. Niet iedereen heeft thuis een rustige werkplaats. Ook technische beperkingen, zoals een trage internetverbinding, kunnen telewerken bemoeilijken. Mensen met kinderen hebben het lastiger om de werk-privébalans in evenwicht te houden, ook bij telewerk. De vrijwilligheid van telewerk is belangrijk: wie dat wil of voor wie dat beter is, moet zonder enige druk altijd op kantoor kunnen werken. 

Aandacht voor kwetsbare groepen 

De toegang tot telewerk is niet voor alle groepen hetzelfde. Er zijn zichtbare en onzichtbare drempels.  Medewerkers schatten hun kansen op telewerk niet altijd juist in. Leidinggevenden en werkgevers geven niet alle categorieën van medewerkers gelijke kansen op telewerk, al zou dit praktisch en technisch mogelijk zijn. Onderzoek wijst er op dat de toegang tot telewerk verschillend is op het vlak van gender, opleidingsniveau, socio-economische situatie, arbeidsbeperking en etnisch-culturele achtergrond.

In deze coronatijden schakelden we massaal over naar telewerk en werd op een bruuske manier het potentieel van telewerk opnieuw zichtbaar. Er zijn veel aanwijzingen dat telewerk een constante zal blijven ook na coronatijden en dat het kansen geeft op werkbaar, gezond en veilig werken met een blijvende aandacht voor een goede werk-privé balans.
 
Maar bedrijven en organisaties zullen zich bewust moeten zijn van mogelijke drempels die de toegang tot telewerken beperken. Het gaat dan over zowel de eerder zichtbare drempels zoals digitale skills en materiële ondersteuning als de eerder onzichtbare drempels zoals bedrijfscultuur, verschil in vertrouwen, vooroordelen ten opzichte van medewerkers met een beperking of chronische ziekte. 

Medewerkers die veel thuiswerken (zeker in coronatijden) hebben vaak het gevoel dat ze minder verbonden zijn met hun collega’s en hun onderneming of organisatie. Er is vaak minder overleg (of dat verloopt afstandelijker), er is weinig ruimte voor informele contacten en feedback en ondersteuning geven is vaak moeilijker. Voor medewerkers voor wie telewerken de weg is van re-integratie of voor wie telewerken betekent dat ze een job kunnen uitvoeren is het belangrijk om oog te hebben voor de brede werkomgeving. Kunnen medewerkers met een beperking of chronische ziekte ook fysieke vergaderingen bijwonen? Hebben zij evenveel toegang tot opleidingen? Hoe zorg je als leidinggevende ervoor dat die collega betrokken blijft in het team? Hoe zorg je voor een kwalitatieve job die medewerkers met een beperking of chronische ziekte kunnen volhouden?

Telewerken kan een goede formule zijn voor medewerkers die een beperking hebben of die ziek of arbeidsongeschikt zijn of dreigen te worden. Telewerken kan waardevol zijn voor medewerkers:

  • die niet of nauwelijks in staat zijn naar het werk te reizen wegens (ernstige) mobiliteitsbeperkingen;
  • die het woon-werkverkeer als zeer belastend ervaren door een beperkt energieniveau al dan niet gecombineerd met lange reistijden; 
  • die maar enkele uren kunnen werken door een  beperkt energieniveau;
  • die regelmatig moeten rusten. Dat lukt thuis vaak beter en makkelijker dan op kantoor; 
  • die zich moeilijk kunnen concentreren in een hectische kantooromgeving door hun psychische beperkingen; 
  • die moeite hebben in het omgaan met deadlines door psychische beperkingen; 
  • die hun werktijden moeten afstemmen op (para)medische behandelingen;
  • die, omdat ze bijvoorbeeld herstellen na een operatie, een bepaalde periode niet naar kantoor kunnen komen.  

Starters en telewerken 

Voor werknemers die starten in een onderneming of organisatie kan het moeilijk zijn om snel voeling te krijgen met de organisatie als veel van de naaste collega’s telewerken. Je kan een peter of meter aanstellen om de starter te begeleiden. Werk een werkschema uit waardoor er voldoende collega’s en leidinggevenden samen met de starter aanwezig zijn op de werkvloer.

Wat als niet iedereen kan telewerken?

Zes op de tien werknemers (cijfers van voor corona) geven aan dat telewerken in hun functie niet mogelijk is. Voor ondernemingen en organisaties kan dit een reden zijn om dan helemaal geen telewerken toe te laten zodat het voor ‘iedereen gelijk’ is.

Niet iedereen kan telewerken 

De lockdown door corona toont aan dat telewerken mogelijk is voor veel meer functies dan men dacht (zelfs vijf dagen per week). Ook in normale omstandigheden kan telewerken voor veel meer functies, maar vaak is het dan voor minder dagen per week of maand. In deze functies kan je af en toe taken toch op de computer doen, of zijn er momenten van studie of opleiding die thuis kunnen gebeuren. Ondernemingen slagen er in om op die manier iedereen af en toe eens te laten thuiswerken en dat wordt als billijk ervaren. Dat niet iedereen een job heeft waarin men kan telewerken, wordt doorgaans als een gegeven beschouwd. 

Meer autonomie 

Als telewerken voor een aantal functies niet mogelijk is, kan je een aantal andere maatregelen invoeren die ook een vorm van autonomie geven of de werk-privébalans bevorderen. Voorbeelden zijn  soepeler omspringen met glij- en stamtijden, de tijdregistratie loslaten of meer inzetten op samenwerking en taakafspraken overlaten aan het team.  

Coworkspace 

Naast de functies die het niet toelaten, zijn er ook medewerkers die niet kunnen telewerken – of voor wie het in de praktijk erg lastig is – omdat ze geen goede thuiswerkplek hebben, of omdat ze er niet ongestoord kunnen werken. Daarvoor kan een sattelietkantoor of coworkingspace mogelijk een uitkomst bieden. 

Wat met ons kantoor? 

Als veel medewerkers telewerken dan blijft een deel van de werkplekken op kantoor leeg. In combinatie met medewerkers die om diverse redenen niet op kantoor zijn, loopt het aantal lege plaatsen snel op. Flexdesken – geen vaste werkplaatsen meer, minder plaatsen dan er medewerkers zijn – ligt dan voor de hand.  

De lege werkplek 

De werkomstandigheden bij flexdesken zijn vaak niet optimaal, ook al is het kantoor mooi ingericht. Er is meer lawaai, medewerkers moeten vaak op een minder geschikte werkplek plaatsnemen, je kan je moeilijker concentreren. Het gevolg is dan dat meer medewerkers gaan thuiswerken, ook zij die dat eigenlijk niet willen. Waardoor nog meer medewerkers gaan telewerken, er nog meer ruimte vrijkomt. Zo ontstaat een sneeuwbal, wat niet noodzakelijk de bedoeling was.  

Activity based kantoren 

Vaak wordt er in ondernemingen en organisaties met veel telewerk gekozen voor een ‘activity based’ kantoorinrichting. Er zijn dan verschillende types werkplaatsen: voor concentratie, voor overleg, voor ontmoeting enzovoort. Of dit een praktisch haalbare oplossing is, zal afhangen van de aard van het werk en of het aansluit bij de cultuur van de onderneming. 

Een satellietkantoor of werkplaats in een andere vestiging kan een oplossing zijn voor telewerk. Je lost zo het probleem van de pendeltijd deels op. Het punt van de verbondenheid wordt er maar mee opgelost als in die andere werkplaatsen voldoende relevante collega’s te vinden zijn. 

Een aangepaste kantooromgeving

Ondernemingen en organisaties die inclusief willen ondernemen, die een inclusief personeelsbeleid willen voeren, kijken naast de mogelijkheid van telewerken voor medewerkers met een beperking ook naar de vormgeving van de werkplek. Je kan dat proactief aanpakken door het principe van Universal Design toe te passen. Dat betekent dat je bij het ontwerp van een werkplek rekening houdt met alle medewerkers, ook die met een beperking. Het gaat dan niet alleen over de fysieke werkomgeving en toegankelijkheid maar ook over het materiaal en/of software en de organisatie van het werk. In bestaande omgevingen kunnen zowel werkgevers als medewerkers het initiatief nemen om ‘redelijke aanpassingen’ te doen. Unia schreef hierover een handige brochure die je in de lijst tools en goede voorbeelden kan vinden. 

Voor telewerkers met een (auditieve of visuele) beperking is ook de digitale toegankelijkheid van groot belang. Tijdens het thuiswerken worden vooral digitale tools gebruikt. Dat betekent dat ondernemingen en organisaties aandacht hebben voor de toegankelijkheid van hun websites, intranet en documenten, van videocalls en webinars,  enzovoort.