Via werkinstructies en afspraken naar teamwerk bij Vivixtum

    Ontwikkeld door
    Vivixtum i.s.m. inProfiel

    De spontaan gegroeide manier van werken paste niet meer bij het sterk gegroeide bedrijf. Door processen in kaart te brengen en duidelijke werkinstructies op te stellen werd er structuur aangebracht. Daardoor werd het mogelijk om de ploegen op de werven als teams te laten werken, efficiënter, met meer autonomie en minder stress.

    Context

    Vivixtum is een kleine KMO die isolatie aanbrengt in spouwmuren. Vooral oudere huizen kunnen daar veel energie mee besparen. Na een dip rond 2008 is dit product terug in opmars en groeit het bedrijf. De organisatie bleek niet meer aangepast aan die groei. Door het aanbrengen van een overlegstructuur en het ontwikkelen van werkinstructies met gekoppelde opleiding, werd de organisatie klaar gemaakt voor teamwerk met veel autonomie voor de ploegen op de werven.

    De werkorganisatie is bij Vivixtum organisch mee gegroeid met het bedrijf. Daardoor zijn er nooit duidelijke taakpakketten verdeeld of werkinstructies gemaakt. Dit zorgde op de werf voor conflicten. Bij moeilijkheden was het ondoenbaar om op basis van individuele ervaring onderling uit te maken wat er moest gebeuren, waardoor ook de aansprakelijkheid niet duidelijk was en de afstemming tussen collega’s fel werd bemoeilijkt. Werknemers haakten af, het verloop werd te groot.

    Vivixtum wilde de werkdruk op een aanvaardbaar niveau te krijgen zodat het verloop afneemt, de communicatie tussen de verschillende diensten te verbeteren, duidelijke procedures op te stellen voor op de werf en in het algemeen een teamgeest in de ploegen te krijgen. Daarbij wilde het bedrijf wel zoveel mogelijk autonomie bij de werknemers leggen, omdat ze daar in hun beginperiode goede ervaringen mee hadden.

    Aanpak

    Werkproces in kaart gebracht

    Samen met een consultant van InProfiel werd een analyse gemaakt van de werkstromen door te vertrekken van het primair proces: wat moet precies gebeuren, in welke volgorde. De competenties die daar voor nodig zijn werden ook in kaart gebracht.

    Duidelijke werkinstructies maken veel mogelijk

    Voor elke stap zijn er u duidelijke instructies over hoe er gewerkt moet worden. Dat omvat ook veiligheidsinstructies en kwaliteitseisen. De instructies zorgen er voor dat de afstemming op de werf veel beter loopt. Doordat de verwachtingen duidelijk zijn is het ook mogelijk om als collega’s onder elkaar naar de instructies te verwijzen in geval van twijfel. Het is ook minder sociaal confronterend om een collega er op te wijzen dat iets niet volgens de instructies wordt gedaan dan “uit het niets” opmerkingen te geven. Dit heeft gezorgd voor een veel beter onderling klimaat. Het ondersteunt het leiderschap en de onderlinge feedback.

    Gerichte opleiding is efficienter

    Niet iedereen krijgt alle onderdelen van het proces onder de knie. Dankzij de werkinstructies kan dit nu geobjectiveerd worden en kan de werkverdeling daar op afgestemd worden. Voor de veiligheidsinstructies zijn er ‘sterrollen’, werknemers die een voorbeeldfunctie vervullen.

    Duidelijke afspraken zorgen voor goede communicatie

    De werkinstructies worden nu verwerkt in een nieuw formulier, waar alle (gekende) parameters worden samengebracht. Het wordt opgemaakt door de verkoop cel en vervolgens verwerkt door de planning en meegenomen door de plaatsingsploeg. Dit heeft de communicatie en afstemming drastisch verbeterd. Alle informatie is traceerbaar naar wie ze heeft ingevuld en daardoor zijn de verantwoordelijkheden duidelijk. Van de informatie is maar één versie waardoor veel discussie wordt vermeden.

    En dan nu teamwerk

    Na de groei is er meer formele afstemming nodig, maar de zaakvoerder wil zoveel mogelijk autonomie aan de ploegen of teams over laten. Dat gebeurde door wanneer er naar de planners werd gebeld zich af te vragen ‘wat is er nodig zodat ze dit zelf kunnen oplossen’. Zo werd bijvoorbeeld de afstemming van onderling verlof naar de ploegen gedelegeerd, net zoals het beheren van voorraad en onderhoud. De ploegen moeten er bijvoorbeeld zelf voor zorgen dat hun camionettes zijn volgetankt en klaargemaakt voor de volgende werkdag. Ze hebben ook een zekeren autonomie in de werktijden: als ze enkele uren willen overwerken om er voor te zorgen dat ze naar een werf niet meer moeten terugkeren en dus de vrijdag al ’s middags klaar zijn, dan kunnen ze dat (en dat gebeurt in de praktijk ook geregeld).

    Resultaten

    Binnen de organisatie is men erg tevreden over de resultaten. Het proces loopt veel vlotter dan vroeger. De afstemmingsproblemen zijn tot een minimum teruggebracht. Er zijn veel minder fouten – er is tijdens de uitrol van het project ook nog een kwaliteitscertificaat behaald. Het verloop is terug op een normaal niveau. Op zich is de pure productiviteit niet meetbaar toegenomen, het is niet zo dat een werf nu in een merkbaar kortere tijd wordt afgewerkt. Het primair proces is nu eenmaal niet samendrukbaar.Vooral de sfeer in het bedrijf is helemaal anders. Het is er nu aangenaam werken met veel minder spanningen en discussies. Men spreekt van een ‘volwassen bedrijf’ met meer stabiliteit en gezonde menselijke verhoudingen zowel op professioneel vlak (onderlinge feedback, gedragen leiderschap) als sociaal.

    Contact

    Vivixtum
    Dellestraat 30a, 3560 LUMMEN
    Tom Sels, zaakvoerder
    Peter van Peborgh, consultant InProfiel