Magelaan - Temporele flexibiliteit door middel van polyvalentie en permanente competentieontwikkeling

    Ontwikkeld door
    Magelaan

    Magelaan is een coöperatieve die bij de start de principes van maatschappelijk verant-woord ondernemen MVO33 in de bedrijfsmissie opgenomen heeft. In de relaties met klanten en bij het ontwikkelen van producten en diensten gaat bijzondere aandacht naar duurzaamheid. Voor ngo’s worden gratis opdrachten uitgevoerd. Het bedrijf heeft voor het personeel een project Investers In People IIP34. Bij IIP gaat het om het op elkaar afstemmen van de ontwikkeling van medewerkers en de doelstellingen van de organisatie. Magelaan wil hiervoor persoonlijke ontwikkelingsplannen uitwerken, gekend als POP’s.

    Context

    Magelaan is een communicatiebedrijf met producten en diensten voor printopdrachten en webtoepassingen. Alle personeelsleden combineren verschillende taken en functies, wat het mogelijk maakt elkaar vlot te vervangen bij afwezigheden. Bijna iedereen heeft naast zijn specialisatie ook taken van projectopvolging, de dagelijkse klantencontacten, waardoor de beschikbaarheid voor de klanten niettegenstaande flexibele werktijden toch relatief bewaard blijft. Polyvalentie en permanente competentieontwikkeling worden hier ingezet om te kunnen ingaan op de vraag naar temporele flexibiliteit. Er werken in Magelaan 24 vaste medewerkers: één arbeider, vier zelfstandige zaakvoerders en negentien bedienden.

    Alle werknemers hebben specifieke vragen naar flexibel werken, zowel naar alternatieve arbeidsduur-en werktijdregelingen, als naar thuiswerk. De belangrijkste motieven gaan om een betere afstemming van werk en privé op vlak van gezinsleven.

    Aanpak

    Magelaan vertrekt van de stelregel dat alle vragen naar temporele flexibiliteit positief moeten beantwoord worden zolang er geen tegenargumenten zijn, dit in overeenstemming met de bedrijfsmissie.

    • Ongeveer de helft van de bedienden werkt deeltijds. Als het werk het toelaat zijn alle vormen van deeltijds werken toegestaan. Aanvragen worden getoetst aan de interne planning en bij de onmiddellijke collega's. Meestal werkt men 4/5, maar er werkt ook iemand dertien uur in de week.
    • Glijdende uurroosters, vlottend tussen 8u30 – 9u20 en 17u30 – 18u20, met uitzondering van één deeltijdwerkster die omwille van ziekte vroeger mag beginnen. Zij werkt van 7 tot 15u, want daarna volgt regelmatig kinesitherapie. Voor het bedrijf past dit goed, want zij doet vooral voorbereidend werk.
    • Alle formules van tijdskrediet worden toegestaan en dit voor meer werknemers dan strikt wettelijk verplicht is.
    • Omstandigheidsverlof en onbetaald verlof zijn mogelijk mits af te spreken. Wie wil kan bijvoorbeeld kort of lang zorgverlof nemen, of een maand of enkele maanden voor een reis.
    • De vakantieregeling wordt soepel toegestaan. Er zijn twee perioden van collectieve sluiting, tussen kerst en nieuw en tijdens de Gentse Feesten. Maar als iemand dan dagen wil komen werken om op een ander moment vakantie te kunnen nemen, dan kan dat in afspraak en overleg met de zaakvoerders en collega’s. Zo is het al gebeurd dat nieuwe werknemers die nog geen recht op vakantiedagen hebben, dagen tijdens de collectieve sluiting komen werken om later op een eigen gekozen moment vakantie te kunnen opnemen.
    • Polyvalentie en permanente competentieontwikkeling worden ingezet om te kunnen ingaan op vragen van temporele flexibiliteit.
    • De wekelijkse arbeidsduur kan soepel gepresteerd worden binnen een tijdspanne van enkele maanden. Gemiddeld werken voltijdse medewerkers 38 uren per week. De werkelijke arbeidsduur kan lichtjes variëren naargelang eigen behoeften aan extra vrije tijd, als het werk het toelaat. Het is een vorm van periodiek plus- en minuren presteren.
    • Het thuiswerken is nu nog beperkt tot twee werknemers. Dit heeft twee redenen, enerzijds laat het werk dit toe, anderzijds is er nog maar vraag van twee werknemers. Als de job het toelaat en er zijn geen tegenargumenten, dan wordt het toegestaan.
    • Het bedrijf zoekt naar alternatieven (bv. strijkdienst, afhaalpunt biogroenten en -fruit) om te voorkomen dat meer werknemers deeltijds gaan werken.

    Resultaten

    De zaakvoerders gaan waar mogelijk in op de vragen van werknemers naar temporele flexibiliteit. Dit doen ze om hun werknemers tevreden en gemotiveerd te houden en bijgevolg het verloop en extra opleidingskosten bij nieuwe werknemers te voorkomen.

    Voordelen

    • De toegestane temporele flexibiliteit toegestaan heeft geen directe invloed op het rendement. Het werk moet gewoon af zijn tegen deadline.
    • Voor de werknemers is een belangrijk winpunt dat ze hun baan kunnen combineren met wat voor henzelf belangrijk is. Werknemers moeten geen keuze maken tussen werken bij Magelaan en andere prioriteiten in hun leven. Het kan gaan om prioriteiten voor het gezin of andere engagementen naar eigen voorkeur.

    Nadelen

    • De belasting van de planning: voor communicatie- of lay-out producten zijn, naast kwaliteit, de timing van de werkzaamheden en deadlines zeer belangrijk. Aan het opvolgen van de planning wordt veel aandacht besteed.
    • Communicatie en informatie uitwisselen komt soms wel onder druk te staan door de ‘vele’ afwezigheden op de werkvloer. Hiervoor wordt AOL Messenger, een chatnetwerk zoals MSN ingezet om een zogenaamde chatomgeving met de thuiswerkers te creëren.
    • De e-communicatie heeft echter ook een keerzijde. Het is verleidelijk om ’s avonds nog eens snel op de mail te kijken en zo al de planning voor de volgende dag te overlopen of om de reacties op een ontwerp te lezen. Dit soort ‘avondwerk’ wordt niet door het bedrijf gevraagd. Het is volledig een eigen keuze.
    • Minder beschikbaarheid van de medewerkers voor de klanten. Klantencontacten en vergaderingen worden bij voorkeur op maandag, dinsdag en donderdag gelegd. Deeltijdwerkers zijn bij voorkeur thuis op woensdagmiddag en op vrijdag.

    Bron

    Verdonck, G. (2010). Bedrijfsorganisatie en werk-privébalans. Temporele flexibiliteit: voorbeelden van win-winsituaties. Een uitgebreide beschrijving van deze praktijk vind je op p.54-62.